Slack (that)

Via Slack communiceren we met elkaar. Het is een uitgebreide chattool. En ja, ook als we met elkaar op kantoor zitten, Slacken we erop los. Natuurlijk overleggen, praten en lachen we in real life, maar Slack gebruiken wij om projecten en taken door te spreken. En in de tijd van thuiswerken houdt Slack ons scherp.

Voordelen: how to Slack

  • Maak ‘channels’ aan: voor een (intern) project, voor een verjaardagscadeau, voor een klant, voor een branche of afdeling (sales, marketing)
  • Nodig per channel de mensen uit die in dat project zitten
  • Stuur iemand individueel een berichtje
  • Of stuur jezelf een berichtje; een reminder bijvoorbeeld
  • Voeg klanten toe en communiceer snel(ler)
  • Bel via Slack
  • Deel je scherm (in de betaalde versie)
  • Vermeld iemand (@Joop), zodat diegene een melding ontvangt
  • Gebruik Slack op desktop en mobiel
  • Slack gratis

Een greep uit onze Slack-communicatie:

Wat wij bij Kobalt allemaal naar elkaar Slacken? Veel giphy’s, links van interessante artikelen, vragen tussendoor, een opmerking als iemand zijn koptelefoon op heeft en …

 

  • Hierbij de link naar de acceptatieomgeving (testomgeving); kun je dit testen?
  • @channel (oproep aan alle channel leden), wie weet waarom – gaat over op Chinees –
  • Wat is de status van punt 004?
  • Wie bestelt vandaag de lunch?
  • Wat vinden jullie van dit idee?
  • Heb je deze link gezien? Vet man!

Waarom Kobalt voor Trello kiest

Het internet stroomt over met gratis project tools. Denk aan Monday, Redbooth, Teams. Maar wij gebruiken Trello. Ook Trello is gratis en werkt voor ons perfect tijdens de stand-up en de planning. We maken per taak een Trellokaart aan en delen die kaarten zo in:

 

  • Backlog: dingen voor later
  • To do: taken die op korte termijn kunnen worden ingepland
  • Doing: wat je vandaag doet
  • Done: wat je hebt gedaan
  • Blocker: wachtend op een reactie (van collega of klant)

Hoe Trello in onze werkproces zit

Onze projectmanager kijkt elke ochtend naar het overzicht en zet de To-do taken op Doing. Tijdens onze dagelijkse stand-up, een meeting waarbij we – al dan niet digitaal – Trello doornemen, worden de ‘Doings’ besproken. Elke collega komt aan bod, geeft aan wat hij/zij de dag ervoor heeft gedaan en wat vandaag op het programma staat. Geen taak gaat zo verloren en iedereen weet waar welke collega mee bezig is.

Overzicht in Podio

In projectmanagementtool Podio heeft elke klant (en soms zelfs een project per klant) een eigen online werkomgeving. Stel: een klant wil een website laten bouwen, of wil iets verbeteren aan zijn of haar huidige online applicatie. Vaak lijkt dat ‘een simpele vraag’, maar in het echte leven bestaat zo’n vraag vaak uit ingewikkelde taken die allemaal met elkaar samenhangen. Raak je al snel de kluts kwijt, en dat moeten we niet hebben. Vandaar dat wij kiezen voor Podio.

 

Binnen deze omgeving brengen we werkzaamheden in kaart en communiceren we met elkaar. Ook klanten of andere partijen met wie we samenwerken, kunnen in Podio taken toevoegen of per taak iets aan ons vragen. Perfect om per klant, project en taak het overzicht te bewaren.

Hoe Podio in onze werkproces zit

Wij hebben een website ontwikkeld. Het webdesign staat op de acceptatieomgeving en wij willen weten wat onze klant ervan vindt. Misschien is een lettertype ergens te groot, wil onze klant een extra formulier toevoegen of toch wel verbinding maken met die ene API-server. Al die punten kan die klant in Podio zetten. Deze taak staan voor ons dan automatisch op ‘Open’. Wij zien dat gebeuren, plannen de taken in en gaan met de punt aan de slag. Vervolgens communiceren wij dit in de chat (per taak), zodat de klant op de hoogte is van de status van dat taakje. Hoe ziet dat eruit? Zo dus:

Voordelen: how to Podio

  • Maak een project overzichtelijk voor collega’s en klanten
  • Communiceer per taak, per project, per klant
  • Geef taken een status (‘Open’, ‘Ready for live’, ‘Input client required’)
  • Betaal per interne gebruikersaccount (dus niet per klant of project)
  • Richt je werkomgeving in zoals jij het wilt
  • Scrum erop los en doe lekker lean